明治学院大学では文部科学省の「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン (実施基準)」に基づき、不正防止計画を策定しましたので、下記のとおり公表します。
| 項目 |
問題点 |
不正発生要因 |
不正防止計画 |
[謝金]
総務課担当 |
謝礼金額に関わる問題点 |
謝儀謝礼金額の基準が規程 (内規等) として定められておらず、過去の例を目安として運用している。 |
早急に策定し、機関決定をする。 |
| 上述のとおり、規程化されていないため、学内での徹底が十分でない。そのため謝儀謝礼金の支出願が事後に提出され、本学の謝儀謝礼金の目安額を超えている。 |
公的研究の実施計画をするに当たって、本学内規の謝儀謝礼金の支出について十分に理解をさせる。そのうえで、謝礼金額を決定した謝金支出計画書を提出させる。 |
| 謝礼行為の事実がない支払いの請求が発生する |
謝儀謝礼金の支出に当たって、その裏付けが確認できない。 (空謝金の支出) |
・謝金支出計画書には、契約書や依頼の裏付けとなるものを添付させる。
・依頼業務終了時において、事前に作成した報告書に認印またはサインをさせ、謝儀謝礼金の支出願にそれを添付させる。
・行事実施申請書 (学内) や講演者名の載ったプログラム (学外) のコピーなども添付 |
| 手続きの遅れ |
支払遅れと立替払い。 |
実施計画全体の経過報告と謝儀謝礼金の支出願 (終了報告書含) を、任意に定めた時期に提出させる。 (支払時期については、本学内規の事前説明によるものになるが、業務終了後、特別早期支払いに対しては事前に計画書に記されたものによる。) |
[旅費]
人事課担当 |
出張の事実がない旅費の請求が発生する |
出張したことを証明する資料の提出を義務づけていない |
出張に利用した宿泊施設の領収証の提出を義務づける。領収書がない場合 (旅行代理店などで料金を支払っているなど) は、宿泊施設発行の宿泊証明書を提出してもらう。 |
[アルバイト代]
人事課担当 |
勤務の事実がないアルバイト代の請求が発生する |
・勤務実態を裏付ける客観的資料の提出を求めていない。
・第三者による勤務状況の確認が行なわれていない。 |
(1) 出退勤時にICカードによる打刻を導入する。カードリーダーは守衛所前に設置し、いわゆる本人以外の代理打刻ができないような環境をつくる。これにより相当程度の客観性が担保される。出退勤記録は、実際の勤務時間届と照らし合わせることにより、勤務実態の検証が可能となる。
(2) 年数回、内部監査時あるいは不定期に不正防止推進員が就業場所へ立ち入り、勤務状況の確認を行なうよう努める。
(3) 不正抑止効果を目的としてアルバイト雇用者には、誠実に労働債務の履行をする旨の「誓約書」を提出させる。 |
[発注・検収 (物品)]
管財課担当 |
(1) 架空取引により補助金を請求し、支払われた代金を業者に預け金として管理させた。→別の案件にその預入金を使用する。
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・研究者と業者との共謀
・研究者自ら物品を発注・納品検収している。 |
・本学規定上の用品、備品の購入については、研究費取扱い部署が取りまとめて、物品調達部署に発注依頼を行う→物品調達部署が発注・納品 (検収) を行い研究費取扱い部署に引き渡しを行う。 |
| (2) 架空の消耗品代金を業者に請求させ、支払われた金額を業者に預入金として管理させた。→別の案件にその預入金を使用する。 |
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| (3) 業者に虚偽納品書を出させ支払を行った。 |
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[物品使用用途]
管財課担当 |
(1) 研究目的で購入した物品等を別の目的で使用する。 |
・研究者の意識の欠落 |
・研究費取扱い部署による研究者への研究費取扱い指導 |
[物品管理]
管財課担当 |
(1) 購入後大学に寄贈手続きした物品について、寄贈後所在不明・紛失等がある。 |
・研究者の意識の欠落 |
・研究費取扱い部署による管理ラベル貼付時の指導及び年度末決算時等の物品管理部署による現物照合。 |
[発注・検収 (書籍)]
資料管理課担当 |
※不正な取引
(なれあい・依存・サービスの期待)
(リベート) |
発注者 (研究者) が納品・検収確認を行うことがある。
発注者 (研究者) だけの納品・検収では架空の発注支出と受け取られるおそれがある。
発注者 (研究者) と業者 (書店) の関係が不正な取引に発展するおそれがある。
↓
業者 (書店) とのなれあい・依存サービスの期待 |
◎納品・検収は原則として専任の事務職員等の第三者が確認を行う。 |
※架空納品
(カラ発注) |
納品検査を行う職員の役割等が不明確となり納品事実が確認できず架空納品により業者(書店)に預け金が発生する。 |
◎新たな発注・納品検収体制を整備し、納品検収に責任をもつ職員等を任命し、当該職員が納品検収を行う。(現場発注の発注権限や範囲等を明確にし、機関内外に対してホームページ等による周知を行う。)
◎不正な取引に関与した業者(書店)に対しては取引停止等の処分を行う。 |
